[e비즈니스]회사전용 메신저로 업무효율성을 높여보자

[프라임경제]한 리서치 기관의 조사에 따르면, 네티즌 10명 중 7명이 인터넷 인스턴트 메신저를 사용하고 있으며, 7시간 이상 메신저를 이용하는 비율은 연령대별로 살펴봤을 때 20~30대에서 가장 많은 것으로 나타났다.

또한, 메신저를 사용하고 있는 직장인들을 대상으로 ‘직장에서 자주 사용하는 커뮤니케이션 수단은 무엇인가’라는 질문에 메신저와 전화라는 응답이 60%이상을 차지했으며, 업무 중 메신저 이용에 대해 업무 효율성을 높인다는 응답이 77%를 차지했다.

이로써, 이미 인터넷 인스턴트 메신저가 업무 중 직장인들의 중요한 커뮤니케이션 수단으로 사용되고 있으며, 간단한 업무지시나 보고 등 커뮤니케이션 수단으로 업무에 효율성을 높여준다는 인식을 가지고 있음을 알 수 있다.

이렇듯 메신저는 사용이 편리하고, 빠르게 의사전달을 하여 답을 얻을 수 있는 등 업무시간을 단축시켜준다. 또한, 좀 더 다양하고 원활한 의사소통이 가능하여 업무에 없어서는 안 될 솔루션으로 자리 잡아가고 있다.

그러나 이러한 장점에도 불구하고 메신저 사용의 폐해도 만만치 않다. 예를 들어, 열린 공간에서사적인 대화가 오가다 보니 경쟁사의 친구와의 잡담으로 회사 내 귀중한 정보가 새 나가거나, 보안서류 등이 유출될 수도 있다. 업무에 집중해야 할 시간에 친구들이나 지인 등 개인적인 인맥의 반상회가 벌어져 업무시간을 낭비하기도 한다.

또, 상사의 험담을 친구에게 보낸다는 것이 대화상대를 잘못 지정하여 해당 상사에게 보내 서로 난처해지는 웃지 못할 에피소드가 생기기도 한다.

그렇다고 이미 업무에 중요한 커뮤니케이션 수단으로 자리 잡은 메신저를 사용하지 못하게 하는 것은 어려운 일이다.

그래서 우리 회사에서는 사내 직원들만 등록되어 있는 회사전용 메신저를 사용하고 있다. 오픈 된 포털 메신저는 방화벽을 이용해 모두 막고 회사 안에서만 사용할 수 있는 비즈니스전용 메신저를 사용하는 것으로, 업무의 효율성은 높이면서 앞서 말한 폐해들을 줄일 수 있는 적절한 방법으로 생각된다.

회사전용 메신저에는 사내 전 직원이 등록되어 있으므로 일일이 등록해야 하는 번거로움이 없고, 사업부별로 전 직원이 등록되어 있어 어느 사업부에 어떤 직원이 있는지 쉽게 찾을 수도 있다.

또한 메일, 그룹웨어 등이 연동되어 있어 메신저 하나로 사내 업무처리가 가능해 업무효율성을 더욱 높여 주는 부가서비스가 있기도 하다.

물론 지금도 많은 포털 사이트에 메신저 차단해제법이라고 치면 우회할 수 있는 프록시(proxy)를 친절하게 알려주고 있지만, 회사전용 메신저를 이용하는 것만으로도 포털 메신저의 문제점을 어느 정도 막을 수 있으리라 생각한다.

요즘은 저렴하고 기능이 좋은 ASP(Application Service Provider) 형태의 메신저가 많이 출시되어 있다. 회사 규모와 특성에 맞는 전용 메신저의 사용으로 사내 커뮤니케이션을 활성화 하면서 업무 효율성을 높여보자.